Planujesz delegować pracowników do Niemiec lub już prowadzisz budowę za Odrą? MiLoG i SOKA-BAU to dwa skróty, które mogą zadecydować o sukcesie Twojego kontraktu. Wystarczy jedno przeoczenie w dokumentacji, aby narazić firmę na dotkliwe sankcje. Sprawdź, jakie formalności musisz spełnić i jak zorganizować księgowość, by spać spokojnie.
Minimalne wynagrodzenie w Niemczech regulowane przez ustawę o płacy minimalnej (MiLoG) oraz składki na fundusz urlopowo-socjalny SOKA-BAU to tematy, które od lat spędzają sen z powiek polskim przedsiębiorcom działającym na rynku niemieckim. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz kilkunastu fachowców, czy koordynujesz duże projekty infrastrukturalne, musisz zrozumieć, jak prawidłowo obliczać stawki, zgłaszać pracowników i przechowywać dokumenty. W artykule krok po kroku wyjaśniamy, kiedy MiLoG zaczyna obowiązywać, jakie raporty wymaga SOKA-BAU oraz w jaki sposób wsparcie doświadczonego biura rachunkowego z Warszawy pomaga ograniczyć ryzyko kar podczas kontroli Zollamt i niemieckiej inspekcji pracy.
Czym jest MiLoG i dlaczego dotyczy Twojej firmy
MiLoG (Mindestlohngesetz) wprowadza jednolite, ogólnoniemieckie minimalne wynagrodzenie, które obejmuje wszystkich pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec – zarówno zatrudnionych lokalnie, jak i oddelegowanych z Polski. Oznacza to, że polski przedsiębiorca budowlany musi zagwarantować swoim ekipom co najmniej stawkę określoną w rozporządzeniu płacy minimalnej. Dodatkowo jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji płacowej w języku niemieckim przez ściśle określony okres. Wbrew mitom, MiLoG nie wymaga całkowitej rezygnacji z polskich umów o pracę, lecz zobowiązuje do wyrównania różnic kursowych i zapewnienia dodatków branżowych, jeśli takie wynikają ze zbiorowych układów.
Zakres stosowania MiLoG
Ustawa obejmuje przedsiębiorstwa wszystkich branż, jednak to właśnie budownictwo i transport znajdują się pod szczególnym nadzorem celno-skarbowym (Zollamt). Kontrolerzy sprawdzają nie tylko wysokość wypłaconych stawek, ale i czas pracy, diety, ryczałty noclegowe oraz kompletność ewidencji. Jeżeli Twoi pracownicy świadczą usługi nawet przez jeden dzień na terenie Niemiec, MiLoG natychmiast wchodzi w życie. Wyjątek stanowią tylko niektóre delegacje o charakterze szkoleniowym, trwające krócej niż 8 godzin – w praktyce rzadko spotykane w budownictwie.
Dokumentacja wymagana przez MiLoG
Kluczową rolę odgrywa przejrzysta, kompletna dokumentacja. Musi być dostępna podczas kontroli na terenie Niemiec i przechowywana do dwóch lat. Poniższa lista podsumowuje główne wymogi:
- ewidencja czasu pracy zawierająca godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany,
- pokwitowania wypłaty wynagrodzenia z wyszczególnionymi składnikami płacy,
- kopie umów o pracę wraz z aneksami dotyczącymi stawek MiLoG,
- dokumenty potwierdzające zgłoszenie delegacji w systemie Zollamt (ZOLL-Portal).
Przekazywanie danych w formie elektronicznej wymaga podpisu kwalifikowanego, a każda korekta po terminie może skutkować mandatem. Wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing księgowy do Biura Rachunkowego Makowscy, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów językowych.
SOKA-BAU – fundusz urlopowo-socjalny branży budowlanej
SOKA-BAU, a dokładnie Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft, to instytucja zarządzająca składkami urlopowymi w niemieckim sektorze budowlanym. Jej głównym zadaniem jest wyrównanie praw urlopowych pomiędzy pracownikami sezonowymi i stałymi. Polskie firmy budowlane delegujące ekipy do Niemiec muszą zarejestrować się w funduszu najpóźniej z chwilą rozpoczęcia pierwszego kontraktu. Obowiązek dotyczy nie tylko generalnych wykonawców, lecz także podwykonawców realizujących nawet niewielką część prac.
Kto i kiedy musi opłacać składki
Składki do SOKA-BAU naliczane są od pracowniczego czasu pracy w budownictwie na terenie Niemiec, bez względu na rezydencję podatkową zatrudnionych. Obowiązek powstaje już przy stawce MiLoG, a brak rejestracji grozi solidarną odpowiedzialnością finansową ze strony inwestora. Co ważne, składki nie są „podwójnym ZUS-em” – pracownik może później odzyskać część środków jako ekwiwalent urlopowy.
Rozliczenie urlopów i świadczeń
Proces rozliczenia wymaga comiesięcznych zgłoszeń w systemie SOKA-BAU. Warto z wyprzedzeniem przygotować następujące dane:
- liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu,
- stawki wynagrodzenia brutto ustalone zgodnie z MiLoG,
- dni urlopu wykorzystane oraz przeniesione na kolejny rok,
- informację o zakończonych umowach, aby móc wystawić Urlaubsbescheinigung.
Wysokość składki zależy od ustaleń układu zbiorowego i wynosi kilka procent podstawy wynagrodzenia. Przedsiębiorca może wystąpić o zwrot części wpłat w przypadku krótkiego oddelegowania, ale procedura jest wieloetapowa i wymaga precyzyjnych wyliczeń – tu także przydaje się wsparcie ekspertów od delegowania pracowników do Niemiec.
Krok po kroku: jak przygotować firmę do kontroli
Kontrola Zollamt lub SOKA-BAU może nastąpić bez wcześniejszego ostrzeżenia. W praktyce urzędnicy pojawiają się na budowie albo wysyłają zapytanie pocztą elektroniczną, prosząc o dosłanie kompletu dokumentów w ciągu kilku dni. Przygotuj więc firmę na wypadek audytu – to najlepszy sposób na uniknięcie stresu i ewentualnych kar administracyjnych.
Procedura delegowania pracowników
Delegowanie zaczyna się jeszcze w Polsce. Najpierw zgłaszasz zamiar wysłania ekipy w systemie ZOLL-Portal, podając m.in. adres budowy, czas trwania kontraktu oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za dokumentację na miejscu. Następnie kompletuje się umowy i aneksy uwzględniające wymagania MiLoG. Na końcu sporządza się harmonogram wypłat wynagrodzeń tak, aby pracownik otrzymał nie mniej niż stawka minimalna w euro za każdą przepracowaną godzinę. Regularna wymiana danych z działem księgowości w Polsce – w szczególności raportów czasu pracy – jest kluczowa do poprawnego wypełnienia deklaracji SOKA-BAU.
Najczęstsze błędy polskich przedsiębiorców
Choć przepisy wydają się proste, w praktyce nietrudno o potknięcia. Oto lista błędów, które najczęściej kończą się mandatami:
- rozliczanie diet jako części wynagrodzenia minimalnego,
- przechowywanie ewidencji czasu pracy wyłącznie w języku polskim,
- nieaktualne stawki w aneksach do umów,
- brak zgłoszenia do SOKA-BAU przy pracach krótkoterminowych.
Eliminacja powyższych problemów jest możliwa dzięki wdrożeniu procedur kontrolnych w firmie oraz regularnym audytom prowadzonym przez zewnętrznych doradców. Z doświadczenia Biura Rachunkowego Makowscy wynika, że nawet proste checklisty redukują liczbę uchybień o ponad połowę.
Podsumowanie i zaproszenie do współpracy
MiLoG i SOKA-BAU to nierozerwalne elementy delegowania pracowników do Niemiec. Zrozumienie ich wymagań pozwala uniknąć kar, utrzymać płynność finansową projektu i budować reputację solidnego partnera za granicą. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia spełniają niemieckie standardy, skorzystaj z kompleksowej obsługi oferowanej przez Biuro Rachunkowe Makowscy. Przeanalizujemy umowy, przygotujemy zgłoszenia i poprowadzimy Cię przez każdy etap kontroli, abyś mógł skoncentrować się na rozwijaniu biznesu.