Rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) to kluczowy krok dla każdego przedsiębiorcy, który chce prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki. Proces ten może wydawać się skomplikowany, dlatego przygotowaliśmy ten kompletny przewodnik, aby pomóc Ci przejść przez wszystkie etapy rejestracji krok po kroku.

Wybór Formy Prawnej Spółki

Rodzaje spółek

Pierwszym krokiem w rejestracji spółki jest wybór odpowiedniej formy prawnej. W Polsce możemy wyróżnić kilka rodzajów spółek, w tym:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
Spółka akcyjna (S.A.)
Spółka jawna
Spółka komandytowa
Spółka komandytowo-akcyjna
Spółka partnerska

Każda z tych form ma swoje zalety i wady, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

Jak wybrać odpowiednią formę prawną?

Wybór formy prawnej powinien być uzależniony od rodzaju działalności, którą zamierzasz prowadzić, skali biznesu, liczby wspólników oraz poziomu ryzyka. Najpopularniejszą formą spółki w Polsce jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), która łączy w sobie ograniczenie odpowiedzialności wspólników z prostotą zarządzania. We współpracy z naszymi radcami prawnymi oraz doradcami podatkowymi pomożemy Ci wybrać odpowiednią formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej i zoptymalizujemy obciążenia publicznoprawne (podatkowe, ZUS itp.)

Przygotowanie Niezbędnych Dokumentów

Wymagane dokumenty

Rejestracja spółki w KRS wymaga przygotowania kilku kluczowych dokumentów. Do najważniejszych z nich należą:

Umowa spółki: Dokument zawierający wszystkie kluczowe informacje o spółce, w tym nazwę, siedzibę, przedmiot działalności oraz wysokość kapitału zakładowego.
Wniosek o rejestrację spółki: Formularz KRS-W3, który należy złożyć w sądzie rejestrowym.
Oświadczenie o wniesieniu wkładów: Potwierdzenie, że wspólnicy wnieśli wkłady na pokrycie kapitału zakładowego. Jeśli korzystamy z systemu S24 warto pamiętać, iż kapitał zakładowy może zostać wniesiony wyłącznie w formie pieniężnej. W przypadku tradycyjnej ścieżki nie ma takiego wymogu.
Lista wspólników: Dokument zawierający dane wszystkich wspólników spółki.
Oświadczenie o adresie do doręczeń: Informacja o adresie, na który będą doręczane wszelkie pisma sądowe i urzędowe.

Jak przygotować dokumenty?

Dokumenty te powinny być przygotowane starannie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto skorzystać z pomocy prawnika lub biura rachunkowego, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku. Możesz liczyć na pomoc kancelaria Usług Księgowych Makowscy w przygotowaniu wszelkiej dokumentacji oraz dokonaniu wpisu. Bardzo ważną informacją jest fakt, iż zgodnie z obowiązującym prawem posiadamy wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów-sprawdź nas.

Zakładanie Spółki przez Internet

Rejestracja online

Rejestracja spółki przez internet to coraz bardziej popularna opcja, która pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć wizyt w urzędach. Proces ten można przeprowadzić za pomocą systemu eKRS, dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Kroki rejestracji online

Założenie konta w systemie eKRS: Aby rozpocząć rejestrację, musisz założyć konto w systemie eKRS i zalogować się.
Wypełnienie formularza rejestracyjnego: Wypełnij formularz KRS-W3, podając wszystkie niezbędne informacje o spółce.
Załączenie wymaganych dokumentów: Załącz skany umowy spółki, listy wspólników oraz innych wymaganych dokumentów.
Opłacenie wniosku: Uiszcz opłatę rejestracyjną za pomocą systemu płatności online.
Podpisanie wniosku: Podpisz wniosek elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP.

Korzyści z rejestracji online

Rejestracja spółki online jest szybka i wygodna. Pozwala zaoszczędzić czas, a także uniknąć błędów związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Składanie Wniosku do KRS

Wypełnianie wniosku

Wypełnienie wniosku o rejestrację spółki w KRS (formularz KRS-W3) wymaga podania szeregu informacji, w tym:

Dane spółki: Nazwa, siedziba, adres, przedmiot działalności.
Dane wspólników: Imiona, nazwiska, adresy zamieszkania.
Kapitał zakładowy: Wysokość kapitału zakładowego i sposób jego pokrycia.
Organy spółki: Skład zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej (jeśli dotyczy).

Gdzie złożyć wniosek?

Wniosek o rejestrację spółki można złożyć w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby spółki. Można to zrobić osobiście, wysyłając dokumenty pocztą lub online za pomocą systemu eKRS. Rejestrację możesz również powierzyć nam. Od 1 lipca 2021 uległ zmianie sposób składania wniosków o rejestrację. Od tej daty wnioski można składać już wyłącznie elektronicznie za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl/). Wnioski złożone w formie papierowej nie są rozpatrywane. Dokumenty składane w portalu można podpisać na kilka sposobów: podpisem osobistym, podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym (zewnętrznym lub wewnętrznym).

Opłaty i Koszty

Koszty rejestracji spółki

Koszty rejestracji spółki w KRS obejmują:

Opłatę sądową: Standardowa opłata za wpis do KRS wynosi 250 zł.
Opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: Wynosi 100 zł.
Koszty notarialne: Jeśli umowa spółki wymaga aktu notarialnego, należy uwzględnić koszty notariusza.

Jakie opłaty należy uiścić?

Opłaty te można uiścić przelewem bankowym, kartą kredytową lub za pomocą systemu płatności online podczas składania wniosku w systemie eKRS.

Czas Oczekiwania na Rejestrację

Przewidywany czas oczekiwania

Czas oczekiwania na zarejestrowanie spółki w KRS wynosi zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia sądu rejestrowego.

Co zrobić, jeśli rejestracja się opóźnia?

Jeśli rejestracja spółki się opóźnia, warto skontaktować się z sądem rejestrowym w celu uzyskania informacji na temat statusu wniosku. Można również skorzystać z usług biura rachunkowego, które pomoże monitorować proces rejestracji i interweniować w razie potrzeby.

Najczęstsze Błędy Przy Rejestracji i Jak Ich Unikać

Typowe problemy i błędy

Podczas rejestracji spółki mogą pojawić się różne problemy i błędy, takie jak:

Niekompletne lub błędne dokumenty: Brak wymaganych dokumentów lub błędy w formularzach mogą opóźnić proces rejestracji.
Nieprawidłowe dane: Podanie nieprawidłowych danych (np. błędny adres, nieaktualne dane wspólników) może skutkować odmową rejestracji.
Brak podpisu elektronicznego: W przypadku rejestracji online brak podpisu elektronicznego uniemożliwia złożenie wniosku.

Jak unikać błędów?

Aby uniknąć błędów, warto:

Dokładnie sprawdzić wszystkie dokumenty przed ich złożeniem.
Skorzystać z pomocy prawnika lub biura rachunkowego.
Korzystać z systemu eKRS, który automatycznie sprawdza poprawność wypełnionych formularzy.

Co Dalej Po Rejestracji Spółki?

Krok po kroku po rejestracji

Po zarejestrowaniu spółki w KRS należy podjąć kilka kolejnych kroków, w tym:

Przede wszystkim pierwszą czynnością po zarejestrowaniu spółki powinno być dokonanie zgłoszenia w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, którego powinniśmy dokonać w terminie 7 dni od daty wpisu do KRS. Bez tej czynności żaden bank nie założy nam konta. Dla naszych klientów dokonujemy tej czynności bezpłatnie.

Zgłoszenie do ZUS: Rejestracja spółki jako płatnika składek na ubezpieczenia społeczne o ile spółka zamierza zatrudniać pracowników lub zleceniobiorców
Rejestracja VAT: Jeśli spółka zamierza prowadzić działalność opodatkowaną VAT, konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT. Warto również rozważyć rejestrację do VAT unijnego na formularzu VAT-UE
Założenie rachunku bankowego: Otwarcie firmowego rachunku bankowego. Dodatkowo zgłoszenie tego rachunku na białą listę poprzez złożenie formularza NIP-8, wskazanie w nim miejsc prowadzenia działalności, formy rozliczania z urzędem skarbowym oraz przykładowo wskazanie biura rachunkowego, z którym zamierzamy współpracować na podstawie zawartej umowy oraz udzielonych upoważnień. UWAGA! Wielu przedsiębiorców nie wie, że brak złożonego formularza NIP-8 uniemożliwia zarejestrowanie spółki do VAT a dodatkowo jest zaniechaniem obowiązkowej czynności za brak której, w ciągu 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS, 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności – jeśli odprowadzane będą składki na ubezpieczenia społeczne, urząd skarbowy będzie nas wzywał do złożenia wyjaśnień braku jej złożenia oraz wykonania zaniechanej a obowiązkowej czynności.
Przygotowanie regulaminów i polityk: Przede wszystkim przygotowanie polityki rachunkowości, o której niestety wielu przedsiębiorców zapomina lub nie wie, że mają taki obowiązek a jest to bardzo poważny błąd zwłaszcza podczas kontroli podatkowych

Obowiązki nowo zarejestrowanej spółki

Nowo zarejestrowana spółka ma szereg obowiązków, w tym:

Prowadzenie księgowości: Regularne prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych.
Składanie deklaracji podatkowych: Terminowe składanie deklaracji podatkowych i opłacanie należnych podatków.
Przestrzeganie przepisów prawa pracy: Zapewnienie przestrzegania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Podsumowanie

Rejestracja spółki w KRS to proces wymagający staranności i znajomości przepisów, ale z odpowiednim przygotowaniem można go przeprowadzić sprawnie i bezproblemowo. Wybór odpowiedniej formy prawnej, przygotowanie dokumentów, złożenie wniosku i opłacenie kosztów to kluczowe etapy, które należy przejść.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w procesie rejestracji spółki, Biuro Rachunkowe Makowscy z Warszawy oferuje profesjonalne usługi, które pomogą Ci przejść przez cały proces bez stresu i błędów. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej!

FAQ: Rejestracja Spółki w KRS

1. Czym jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)?

KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, to centralny rejestr przedsiębiorstw, stowarzyszeń, fundacji oraz innych organizacji, prowadzony przez sądy rejestrowe. Rejestracja w KRS jest obowiązkowa dla większości form działalności gospodarczej.

2. Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji spółki w KRS?

Do rejestracji spółki w KRS potrzebne są:
Umowa spółki
Wniosek o rejestrację (formularz KRS-W3)
Oświadczenie o wniesieniu wkładów
Lista wspólników
Oświadczenie o adresie do doręczeń
Potwierdzenie opłaty rejestracyjnej

3. Jakie są koszty rejestracji spółki w KRS?

Koszty rejestracji spółki w KRS obejmują:
Opłatę sądową (500 zł)
Opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł)
Dodatkowe koszty notarialne (jeśli wymagane)

4. Czy mogę zarejestrować spółkę online?

Tak, można zarejestrować spółkę online za pomocą systemu eKRS. Proces rejestracji online obejmuje wypełnienie formularza, załączenie skanów dokumentów, opłacenie wniosku oraz podpisanie go elektronicznie.

5. Jak długo trwa rejestracja spółki w KRS?

Czas oczekiwania na zarejestrowanie spółki w KRS wynosi zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia sądu rejestrowego.

6. Co zrobić, jeśli rejestracja się opóźnia?

7. Jakie są najczęstsze błędy przy rejestracji spółki?

Najczęstsze błędy to:
Niekompletne lub błędne dokumenty
Podanie nieprawidłowych danych
Brak podpisu elektronicznego przy rejestracji online
Nazwa firmy, którą chcemy zarejestrować już istnieje lub łudząco przypomina znaną nam markę
Niewłaściwy Krajowy Rejestr Sądowy
Nieprawidłowe dane członka zarządu lub wspólnika
Wpis w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK)
Niedozwolony przedmiot działalności spółki PKD
Wniosek złożony za późno

8. Czy mogę skorzystać z pomocy biura rachunkowego przy rejestracji spółki?

Tak, skorzystanie z pomocy biura rachunkowego może ułatwić proces rejestracji spółki, zapewnić poprawność dokumentów oraz przyspieszyć cały proces. Biuro Rachunkowe Makowscy oferuje profesjonalne usługi rejestracji spółek.

9. Co dalej po zarejestrowaniu spółki w KRS?

Po zarejestrowaniu spółki w KRS należy:
Zgłosić spółkę do ZUS
Zarejestrować spółkę jako płatnika VAT (jeśli dotyczy)
Założyć firmowy rachunek bankowy
Przygotować wewnętrzne regulaminy i polityki

10. Jakie są obowiązki nowo zarejestrowanej spółki?

Nowo zarejestrowana spółka ma obowiązek prowadzenia księgowości, składania deklaracji podatkowych, opłacania należnych podatków oraz przestrzegania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

11. Jakie są różnice między rejestracją spółki z o.o. a spółki akcyjnej w KRS?

12. Zwrot wniosku – co robić?

Rejestracja spółki z o.o. jest prostsza i mniej kosztowna niż rejestracja spółki akcyjnej. Spółka akcyjna wymaga wyższego kapitału zakładowego, bardziej skomplikowanej struktury organizacyjnej oraz dodatkowych formalności związanych z emisją akcji.

Zwrot wniosku z eKRS nie oznacza końca świata, ale działać trzeba szybko!
W przypadku zwrotu wniosku, prawo daje nam dodatkowy 7 dniowy termin na poprawienie go, ale tylko w przypadku pierwszego wpisu. Z przepisów o KRS wynika, że w razie zwrócenia wniosku przy pierwszym wpisie, może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli ponowny wniosek złożymy w tym terminie i nie będzie miał on żadnych braków czy błędów, wywoła on skutek od daty pierwszego wniesienia. Brakiem takim może być brak wymaganego formularza, opłaty lub złe wypełnienie. Jeżeli jednak błąd będzie nieusuwalny – czyli np. złożymy wniosek o wpis spółki po upływie 6 miesięcy od jej zawiązania – sąd go oddali bez możliwości ponownego złożenia z zachowaniem skutków pierwszego wniesienia.
Rejestracja spółki a odmowa dokonania wpisu
Jeżeli we wniosku będzie brak nieusuwalny lub jeśli nie uzupełnimy braków w wyznaczonym przez sąd terminie, sąd wyda postanowienie o odmowie dokonania wpisu. Na takie postanowienie przysługuje apelacja. W przypadku nieuwzględnienia jej należy dokonać likwidacji spółki w organizacji (od chwili podpisania umowy spółki, staje się ona spółką w organizacji).
Każdy ww. problem z rejestracją spółki jesteśmy w stanie rozwiązać i pomóc klientowi przejść te skomplikowane procedury z pozytywnym efektem w postaci nowo założonej spółki.